Der Überbegriff ePost steht für den elektronischen Briefversand. ePost ist gekennzeichnet durch zwei Phasen der Kommunikation. Der erste Teil ist in der Regel ein PDF-Dokument, das von Ihnen per E-Mail an uns versendet wird. Im zweiten Teil übernehmen wir den Versand der Mail an Ihre Kunden. Dieser erfolgt ohne Eingriff in die Kommunikation von unserer Seite. Da wir die Verteilung der Briefe an die Empfänger übernehmen, können Sie sich auf Ihre eigenen Projekte konzentrieren.
Hybrid-Post & ePost
Was ist ePost?
ePost: 2 Kommunikationsphasen
- 1. Elektronische Post bspw. E-Mail, PDF an den Kunden
- 2. Versand der Nachricht bspw. via Postversand
Darum sollten Sie ePost anderen Versandoptionen vorziehen
Oft werden im Unternehmenskontext private und höchst vertrauliche Daten in Briefen oder E-Mails weitergegeben. Immer wieder kommt es dazu, dass Briefe von Leuten geöffnet werden, die gar nicht die eigentlichen Empfänger sind oder dass E-Mail-Kontos gehackt werden. Mit unserem ePost Service schalten Sie eine zusätzliche Schranke zwischen Ihre Post und Dritte. Da die Verarbeitung unsererseits automatisiert erfolgt, werden Ihre Daten mit absoluter Sicherheit von uns verwaltet.
Ein weiterer Vorteil unserer ePost ist die garantierte Zustellung. Durch unsere Nachverfolgung können Sie jederzeit einsehen, ob der Empfänger die Nachricht erhalten hat. Insbesondere für Rechnungen und dringende Nachrichten ist dieser Service ein Muss. Wollen Sie mit der Zustellungsgarantie noch genauer sein, empfehlen wir unseren Hybrid Post Service!
Was ist Hybrid-Post?
Die Hybrid-Post ist ein Teilbereich der ePost. Sie ist ebenso durch zwei Phasen der Kommunikation gekennzeichnet. Bei der Hybrid-Post legt der Schriftverkehr nur einen Teil des Weges zum Empfänger in elektronischer Form zurück. Der erste Teil ist in der Regel ein PDF-Dokument, das von Ihnen per E-Mail an uns versendet wird.
Der postalische Versand an den Empfänger geschieht völlig automatisiert, sodass Sie Zeit und Ressourcen einsparen. Dabei haben Sie unterschiedliche Möglichkeit der Zustellung, welche durch unsere Versandstufen repräsentiert werden: zunächst wird das von Ihnen erstellte Hybrid-Post Dokument als E-Mail an den Empfänger gesandt. Wurde nach einer von Ihnen festgelegten Anzahl von Tagen die E-Mail nicht vom Empfänger gelesen, produzieren wir den Inhalt Ihrer PDF als Brief und senden diesen postalisch zum Empfänger. Sowohl die Nachverfolgung als auch der Druck der Hybrid-Post sind vollständig automatisiert – zuverlässig und zeitsparend.
Der Ablauf unserer Hybrid-Post-Lösung im Überblick:
- 1. Elektronische Übermittlung an den Dienstleister: Sie erstellen den Brief und senden uns diesen zu (bspw. E-Mail, PDF)
- 2. Übermittlung an Ihren Kunden in gewählter Form: Wir leiten den Brief automatisiert an den Empfänger weiter (bspw. E-Mail, Postversand)
100%ige Zustellung
Die Schritte der Hybrid-Post im Einzelnen
- E-Mail erstellen: Sie verfassen Ihre Hybrid-Mail (bspw. Rechnung) am Rechner und senden diese als E-Mail.
- Frist festlegen: Sie legen fest, bis wann diese E-Mail nach Weiterleitung vom Empfänger gelesen werden soll. Die Frist kann frei von Ihnen kann gewählt werden. Wenn Sie sich unsicher sind, beraten Wir Sie gerne über die optimale Länge der Frist.
- Automatische Verarbeitung: Entweder sofort oder nach der von Ihnen festgelegten Zeit wird das Hybrid-Post-Dokument an unser Druckzentrum geschickt.
- Druck und Versand: Im Druckzentrum wird die Hybrid-Post gedruckt, kuvertiert, frankiert und per Post versendet.
- Zustellung: Ihr Kunde bzw. der Empfänger erhält den Brief binnen zwei Werktagen.
Kommunikation und Nachverfolgung per Mausklick: Sie verfügen über die 100%ige Gewissheit der Zustellung Ihrer Hybrid-Post. Kein Kunde kann sich mehr „herausreden“, man hätte bspw. Ihre Rechnung oder Mahnung nicht erhalten!
Warum Sie Hybrid-Post nutzen sollten
Neben elektronischer Warenwirtschaft, Rechnungsversand, Digitaldruck oder Fulfillment ist unser Hybrid-Post Versand eines unserer meistgenutzten Angebote. Häufig wird die Hybrid-Post mit unserer Dienstleistung des Rechnungsversands kombiniert. Der größte Vorteil liegt in der Möglichkeit, sowohl E-Mails als auch physisch gedruckte Briefe versenden zu lassen.
Hybrid‑Post kombiniert somit den Komfort von E‑Mails mit der Zuverlässigkeit der Briefzustellung. Ihre Dokumente werden direkt aus dem gewohnten Programm verschlüsselt an unser Druckzentrum übermittelt, dort automatisiert gedruckt, kuvertiert und ggf. als Brief zugestellt.
Effizienter Versand für jede Art von Geschäftspost
Mit dem Einsatz von Hybridpost kann nahezu die gesamte Geschäftskorrespondenz wie:
-
Rechnungen
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Abrechnungen
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Patienteninformationen
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Serienbriefe
schnell, einfach und zuverlässig versendet werden. Unternehmen jeder Größe und Branche profitieren von einem effektiveren und kosteneffizienteren Postversand. Hinzu kommen die unterschiedlichen Optionen für die Hybrid-Post, welche eine genaue Anpassung auf Ihre Situation sowie eine smarte Integration in Ihren bisherigen Workflow ermöglichen.
Wie funktioniert der Hybridpost-Workflow?
Mit der Hybridpost können Mitarbeiter Dokumente in ihrem gewohnten Programm erstellen und diese anschließend verschlüsselt und automatisiert direkt aus der Anwendung an ein Druckzentrum übergeben. Dort werden die Dokumente gedruckt, kuvertiert, frankiert und als Brief durch die Post kontaktlos an den Empfänger zugestellt. Diese Form des digitalen Briefversands eignet sich ideal für Unternehmen, die ihre Geschäftspost unabhängig von der Seiten-/Blattanzahl flexibel ins Home-Office auslagern möchten. Da eine physische Zustellung nur dann erfolgt, wenn der Kunde die E-Mail nicht erhalten hat, ist die Hybrid Post außerdem nachhaltig und umweltfreundlich.
Maximale Sicherheit und Reichweite – und das ortsunabhängig und umweltfreundlich!
Unsere Kunden schätzen an der Hybrid Post vor allem die 100%ige Zustellsicherheit: Mit dem Fallback-Print ist eine komfortable Kombination aus E-Mail und Brief möglich, die eine Ankunft des Briefes beim Kunden garantiert. So können Sie sichergehen, dass Ihre Nachricht den Kunden erreicht. Darüber hinaus ist die Hybrid Post durch Ihre digitale Komponente ortsunabhängig, sodass Sie deutschlandweit agieren können.
Was Sie davon haben
- Bis zu 60 % Kostenvorteil bei Porto & Material
- Bis zu 95 % Zeitersparnis dank Wegfall von Druck und Kuvertierung
- 100 % Zustellsicherheit dank Fallback‑Print
- DSGVO‑ & ISO 27001‑konform – maximale Datensicherheit
- Nachhaltiger Versand: papierarm & CO₂‑reduziert
- Home‑Office‑ready: Postversand von jedem Standort aus
Kurz gesagt: Hybrid‑Post macht Ihre Geschäftspost günstiger, schneller und sicherer – ganz ohne Prozessbruch.
Zeitsparendes und unkompliziertes Versenden Ihrer wichtigen Briefe
Sparen Sie Druck-, Material- und Portokosten auf moderne Art. Wiegmann Dialog bietet Ihnen eine individuelle Hybrid-Post Lösung, die passgenau auf Sie und Ihren Unternehmensverkehr zugeschnitten ist. Ob einige Tage nach dem Erhalt der E-Mail oder sofort nach dem elektronischen Versand: Dank der Hybrid Post steuern Sie den gesamten Schriftverkehr direkt von Ihrem Computer aus.
Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Angebot. In unseren Hybrid-Post Optionen sind sämtliche Kosten – Briefpapier, Umschläge, Frankierung u.a. – bereits enthalten. Haben Sie noch Fragen? Wir beraten Sie gerne!
FAQ zur Hybrid Post
Was genau ist Hybrid-Post und wie unterscheidet sie sich von ePost?
Hybrid-Post ist ein Teilbereich der ePost, in dem mit einer E-Mail/PDF gestartet wird, die danach automatisiert an den Empfänger weitergeleitet wird. Wird die E-Mail bis zur gesetzten Frist nicht gelesen, erfolgen Druck, Kuvertierung und der postalische Versand.
Welche Dokumentarten eignen sich für Hybrid-Post?
Es eignen sich nahezu die gesamte Geschäftskorrespondenz. Dazu gehören Rechnungen, Abrechnungen, Patienteninformationen, Serienbriefe und Ähnliches.
Welche Vorteile hat die Hybrid-Post?
Bis zu 60% Kostenvorteil bei Porto und Material und bis zu 95% Zeitersparnis durch Wegfall von Druck und Kuvertierung. Ebenso ist die Hybrid-Post „Home-Office-Ready“ und ist nachhaltiger, da erst bei Nichtlesen gedruckt und postalisch versandt wird.
Kann ich die Lesefrist für die E-Mail selbst bestimmen?
Ja, die Frist ist von Ihnen frei wählbar. Wir beraten Sie gerne zur optimalen Länge und üblichen Verfahren.
Welche Leistungen sind im Angebot enthalten?
Die Optionen beinhalten alle Kosten wie Briefpapier, Umschläge, Frankierung. Also erfolgen Druck, Kuvertierung und Versand aus einer Hand effizient und schnell durch optimierte Prozesse und unsere hauseigene Poststelle.
Wie schnell kommt der Brief an, wenn der Empfänger die E-Mail nicht liest?
Innerhalb von zwei Werktagen nach Produktion und Posteinlieferung kann mit Zustellung gerechnet werden.
Muss ich meine Prozesse anpassen, um Hybrid-Post zu nutzen?
Nein, Ihre Dokumente können direkt aus dem gewohnten Programm verschlüsselt ins Druckzentrum übergeben werden. Verarbeitung, Druck, Kuvertierung und Versand laufen automatisiert.
Kontaktieren Sie uns gerne persönlich.
Gemeinsam finden wir eine maßgeschneiderte Lösung für Ihre Hybrid-Post und ePost Projekte. Rufen Sie uns einfach an!