Dokumenten Management

Dokumenten-Management

von Wiegmann-Dialog

Im Bereich Dokumenten-Management sind wir der starke und erfahrene Partner an Ihrer Seite.

Mit unserem professionellen Brief-, Dokumenten- und Rechnungsversand sparen wir für unsere Kunden täglich Arbeitszeit und Geld ein. Unser Dokumenten-Management-System ist ISO 27001 zertifiziert. Zusätzlich können Sie auch Ihre gesamte Kundenkorrespondenz über uns abwickeln mit Direktzugriff und Multi-User-Terminals.

Auf Wunsch übernehmen wir für Sie exklusiv die Verhandlungen für eine Briefkonsolidierung, um weitere Einsparungen durch Portorabatte zu erzielen. Sprechen Sie uns an!

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Was zeichnet ein gutes Dokumentenmanagement aus?

Ursprünglich als Verschlagwortungssoftware für digitalisierte Akten und Unterlagen, dient Dokumentenmanagement Software (DMS) mittlerweile in erster Linie zur Verwaltung von digitalen bzw. digitalisierten Schriftstücken und Dokumenten. Dazu gehören auch Erstellung und Bearbeitung, Aus- und Eingabe, Archivierung, Verteilung und Versand. Jegliche Art von digitalen Dokumenten können mittlerweile am Arbeitsplatz durch eine effektive DMS exzellent verwaltet werden, was Arbeitsabläufe und Verwaltungsaufwand optimieren und damit viel Zeit gespart werden kann. Ein effizientes DMS erspart Datenchaos und schafft freie Ressourcen, wodurch sich zahlreiche Vorteile gegenüber Wettbewerbern auszeichnen.

Bei einer Auslagerung des eigenen Dokumentenmanagements an einen externen Dienstleister sollte dieser gewährleisten, dass schnell und damit kostensparend gearbeitet wird und effizient Dokumente, (E)-Briefe und Notizen verwaltet werden, was eine unkomplizierte, benutzerfreundliche und transparente Zugriffsverwaltung ermöglicht.

Auch Sonderlösungen wie Wahlbenachrichtigungs- oder Zählerablesekarten sind möglich und auf Wunsch mit Zahlungsverkehrsdrucken. Durch die externe Versendung Ihrer Dokumente sparen Sie nicht nur Geld ein und setzen dabei weitere Kapazitäten frei, sondern genießen auch ganz bequem die Sicherheit durch unsere kompetente Umsetzung.

Wir nehmen Ihre Daten ganz genau unter die Lupe und ordnen jedem Blatt eines Dokuments ein einzigartiges Identmerkmal zu. Auf Basis dieser Identmerkmale sortieren und optimieren wir Ihre Sendungen bis aufs letzte Blatt und holen so den günstigsten Preis für Sie heraus.

Rechnungsversand

Mehr und mehr Unternehmen lagern Ihren Rechnungs- und Mahnungsversand aus. Gründe dafür sind der hohe zeitliche, ressourcenfressende und finanzielle Aufwand. Wenn Sie Ihren Rechnungs- und Mahnungsversand auslagern, können Sie sich voll auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Wir fungieren somit als Schnittstelle zwischen Ihrem Geschäft und Ihren Kunden, wobei wir sämtliche Buchhaltung für Sie unternehmen. Dabei erstellen wir für Sie Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen und verschicken diese postalisch. Hier erfahren Sie mehr zu unserem Rechnungsversand inklusive Hybrid-Post, wie auch zu der damit Hand-in-Hand gehenden vollelektronischen Warenwirtschaft.

Mit uns Kapazitäten besser nutzen

Outsourcen Sie Ihre Poststelle

Sparen Sie Mitarbeiterkapazitäten und bares Geld durch Outsourcing Ihres Postausgangs.

Eine weitere unserer Spezialgebiete mit jahrelanger Erfahrung ist die Übernahme Ihrer Poststelle. Mit unserem stets aktuellen Poststellenmanagement sind wir der Experte auf dem Gebiet der Verwaltung und Archivierung Ihrer digitalen Postfächer. Ein externer Datenschutzbeauftragter prüft sorgfältig die neuesten Bestimmungen und gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz, der ab Mai 2018 essentiell wird. Erfahren Sie jetzt mehr über das Outsourcing der Poststelle:

OUTSOURCING IHRER POSTSTELLE

FAQs zum Dokumentenmanagement

Was versteht man bei Wiegmann unter modernem Dokumentenmanagement?

Unter modernem Dokumentenmanagement verstehen wir bei Wiegmann Dialog die intelligente und prozesssichere Verknüpfung von physischem Postversand und digitalen Workflows. Wir fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden, indem wir die Erstellung, Verwaltung und den Versand Ihrer geschäftskritischen Dokumente komplett übernehmen. Mithilfe unserer spezialisierten Postmanagement-Software bilden wir den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments ab – vom Dateneingang über den hochwertigen Druck bis hin zur postfertigen Übergabe. Dies entlastet insbesondere Ihre Buchhaltung und Verwaltung von zeitfressenden Routineaufgaben.

Welche Dokumententypen können digital und physisch verwaltet werden?

Unser System ist auf eine Vielzahl von Belegen ausgelegt, darunter Rechnungen, Mahnungen, Zahlungserinnerungen, Bescheide, Jahresendabrechnungen sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Wie sicher sind meine sensiblen Daten im Dokumenten-Workflow?

Höchste Sicherheitsstandards sind für uns selbstverständlich. Unsere IT-Infrastruktur und Postmanagement-Software sind nach ISO 27001 zertifiziert. Zudem prüft ein externer Datenschutzbeauftragter regelmäßig die Einhaltung der DSGVO-Bestimmungen und wir sind ISO 9001 zertifiziert.

Bietet Wiegmann Dialog eine digitale Archivierung an?

Ja, die Verwaltung und Archivierung Ihrer Unterlagen ist ein Kernbestandteil unseres Services. Wir sorgen dafür, dass Dokumente jederzeit einsehbar und transparent verwaltet werden.

Wie erfolgt die Anbindung an bestehende IT-Systeme (ERP/Warenwirtschaft)?

Wir setzen auf eine vollelektronische Vernetzung von Lagerbeständen, Fulfillment und Dokumenten-Output.

Was ist der Vorteil von Hybrid-Post im Dokumentenmanagement?

Mit Hybrid-Post bieten wir Ihnen die Freiheit, den Versandweg flexibel zu wählen. Das bedeutet: Sie übermitteln uns Ihre Daten digital, und wir entscheiden nach Ihren Vorgaben oder den Präferenzen Ihrer Kunden, ob das Dokument als physischer Brief gedruckt und zugestellt oder als gesicherte E-Mail/E-Post versendet wird. Das spart Portokosten und beschleunigt die Zustellung.